POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ÉTICA EMPRESARIAL DE TERMINALES AUTOMOTRICES S.A. EN REORGANIZACIÓN.

El desarrollo de las actividades de TERMINALES AUTOMOTRICES S.A. EN REORGANIZACIÓN, en adelante, TASA, históricamente se ha caracterizado por ajustarse a actos y lineamientos de ética y transparencia, evitando en cualquier caso actividades deshonestas, engañosas, fraudulentas y en general, cualquier practica que involucre el soborno y/o la corrupción en el relacionamiento con sus contrapartes y en cualquier ámbito del negocio mismo.

TASA rechaza que los administradores, colaboradores o cualquier contraparte, actuando en nombre de TASA, realicen prácticas catalogadas como fraude, corrupción o soborno en cualquiera de sus formas, por lo que no se justifica ningún acto de los mencionados, independientemente que estos sean por acción o por omisión.

Según lo mencionado, la colusión, los favores ilegítimos, los sobornos, la solicitud u ofrecimiento de beneficios personales, directamente o a través de terceros, y cualquier otro acto que atente contra la reputación de TASA, están prohibidos.

De cara a la mitigación de los riesgos de soborno transnacional y corrupción, la Compañía establece los siguientes lineamientos, los cuales son parte integral de esta Política y se articulan de manera transversal en los procesos y normas de la Compañía:

6.1. DEBIDA DILIGENCIA

La Debida Diligencia está orientada a suministrar a la Compañía los elementos necesarios para identificar y evaluar el riesgo de C/ST al que se encuentra expuesta en el desarrollo de su actividad comercial.

El alcance de la debida diligencia será variable en razón del objeto y complejidad de los contratos, el monto de la remuneración de los Contratistas y los países donde éstos realicen sus actividades, entre otros aspectos que el Oficial de Cumplimiento defina.

El procedimiento de debida diligencia se realizará anualmente por el Oficial de Cumplimiento, por medio de la revisión de aspectos legales, contables o financieros. Lo anterior, contemplando los siguientes aspectos:

Orientarse, de manera exclusiva, a la identificación y evaluación de Riesgos de Corrupción relacionados con la actividad que desarrolle la Compañía, sus Sociedades Subordinadas y Contratistas, lo que deberá comprender de manera especial a la revisión adecuada de las calidades específicas de cada Contratista, su reputación y relaciones con terceros.
Las actividades de Debida Diligencia deberán constar por escrito, de forma tal que pueda ser de fácil acceso y entendimiento para el Oficial de Cumplimiento.
Suministrar elementos de juicio para descartar que el pago de una remuneración muy elevada a un Contratista oculte pagos indirectos de sobornos o dadivas a servidores públicos nacionales o Servidores Públicos Extranjeros, que corresponda al mayor valor que se le reconoce a un Contratista por su labor de intermediación.
Estos deberán contar con los recursos humanos y tecnológicos para recaudar información acerca de los antecedentes comerciales, de reputación y sancionatorios en asuntos administrativos, penales o disciplinarios que hayan afectado, afecten o puedan afectar a las personas objeto de la Debida Diligencia. Dentro de éstas, se incluirán tanto los Contratistas como los potenciales Contratistas, así como los individuos que presten servicios a Contratistas bajo cualquier modalidad contractual, siempre que sean relevantes en una relación jurídica que pueda tener Riesgo C/ST.

6.2. COMPETENCIA

TASA desarrolla su objeto social bajo el entendido de que si bien la ley consagra el derecho a la libre competencia como un derecho que tiene todo ciudadano, este derecho no es absoluto, pues esta libertad se encuentra limitada por los derechos de los demás y por la prevalencia del interés en general, el cual impone limites en relación con el bien común.

En ese sentido, TASA diseña su plan de negocios y su estrategia financiera conforme al comportamiento dinámico del mercado, en aras del cumplimiento de metas y objetivos empresariales sin sobrepasar los derechos del consumidor y de las mismas empresas que se consideran competencia, respetando el principio de la buena fe comercial.

Por lo anterior, en el desarrollo del objeto social de TASA se prohíbe cualquier acto que se considere como competencia desleal. Estos actos están contemplados en el Capítulo II de la Ley 256 de 1996 y se describen a continuación:

ACTOS DE DESVIACIÓN DE LA CLIENTELA. Se considera desleal toda conducta que tenga como objeto o como efecto desviar la clientela de la actividad, prestaciones mercantiles o establecimientos ajenos, siempre que sea contraria a las sanas costumbres mercantiles o a los usos honestos en materia industrial o comercial

ACTOS DE DESORGANIZACIÓN. Se considera desleal toda conducta que tenga por objeto o como efecto desorganizar internamente la empresa, las prestaciones mercantiles o el establecimiento ajeno

ACTOS DE CONFUSIÓN. Se considera desleal toda conducta que tenga por objeto o como efecto crear confusión con la actividad, las prestaciones mercantiles o el establecimiento ajeno

ACTOS DE ENGAÑO. En concordancia con lo establecido por el punto 3 del numeral 3 del artículo 10 bis del Convenio de París, aprobado mediante Ley 178 de 1994, se considera desleal toda conducta que tenga por objeto o como efecto inducir al público a error sobre la actividad, las prestaciones mercantiles o el establecimiento ajeno.

ACTOS DE DESCRÉDITO. Se considera desleal la utilización o difusión de indicaciones o aseveraciones incorrectas o falsas, la omisión de las verdaderas y cualquier otro tipo de práctica que tenga por objeto o como efecto desacreditar la actividad, las prestaciones, el establecimiento o las relaciones mercantiles de un tercero, a no ser que sean exactas, verdaderas y pertinentes

ACTOS DE COMPARACIÓN. Sin perjuicio de lo establecido en los artículos 11 y 13 de esta ley, se considera desleal la comparación pública de la actividad, las prestaciones mercantiles o el establecimiento propio o ajenos con los de un tercero, cuando dicha comparación utilice indicaciones o aseveraciones incorrectas o falsas, u omita las verdaderas. Así mismo, se considera desleal toda comparación que se refiera a extremos que no sean análogos, ni comprobables

EXPLOTACIÓN DE LA REPUTACIÓN AJENA. Se considera desleal el aprovechamiento en beneficio propio o ajeno de las ventajas de la reputación industrial, comercial o profesional adquirida por otro en el mercado

VIOLACIÓN DE SECRETOS. Se considera desleal la divulgación o explotación, sin autorización de su titular, de secretos industriales o de cualquiera otra clase de secretos empresariales a los que se haya tenido acceso legítimamente, pero con deber de reserva, o ilegítimamente, a consecuencia de algunas de las conductas previstas en el inciso siguiente o en el artículo 18 de esta ley.

INDUCCIÓN A LA RUPTURA CONTRACTUAL. Se considera desleal la inducción a trabajadores, proveedores, clientes y demás obligados, a infringir los deberes contractuales básicos que han contraído con los competidores

VIOLACIÓN DE NORMAS. Se considera desleal la efectiva realización en el mercado de una ventaja competitiva adquirida frente a los competidores mediante la infracción de una norma jurídica

PACTOS DESLEALES DE EXCLUSIVIDAD. Se considera desleal pactar en los contratos de suministro cláusulas de exclusividad, cuando dichas cláusulas tengan por objeto o como efecto, restringir el acceso de los competidores al mercado, o monopolizar la distribución de productos o servicios, excepto las industrias licoreras mientras éstas sean de propiedad de los entes territoriales

6.3. RECEPCIÓN DE DINERO, COMISIONES EXTRALABORALES O PROPINAS POR PARTE DE TERCEROS

Como parte integral de la relación contractual con la Compañía, se prohíbe a todos los trabadores directos o indirectos de TASA, recibir dinero en efectivo o su equivalente, comisiones extralaborales o propinas por parte de clientes, proveedores o cualquier persona natural o jurídica que mantenga cualquier relación comercial o contractual con TASA, en la modalidad de dinero en efectivo, cheques, bonos o transacciones electrónicas.

Los trabajadores que reciban cualquier ofrecimiento de dinero bajo cualquier tipología por parte de un tercero de la Compañía deberán notificarlo inmediatamente a través del correo transparencia@tnk.com.co.

6.4. RECEPCIÓN DE REGALOS, OBSEQUIOS O DONACIONES EN ESPECIE POR PARTE DE TERCEROS

Todas las áreas de la Compañía deberán reportar y entregar a la Gerencia Administrativa, aquellos elementos o regalos que lleguen a cualquiera de las instalaciones de TASA.

La Gerencia Administrativa llevará control de inventario de los elementos recibidos y dará a estos la destinación que le sea aprobada por la Alta Dirección.

6.5. ENTREGA DE REGALOS A TERCEROS

TASA, a través de la presente Política manifiesta su posición de No Tolerancia frente a cualquier conducta que sea considerada como corrupción o soborno transnacional en cualquiera de sus formas o modalidades, razón por la que No ofrecemos, prometemos, pagamos o autorizamos pagos, directa o indirectamente para influir en las decisiones de algún funcionario del Estado Nacional Colombiano, de algún funcionario público del extranjero ni de ningún funcionario privado o tercero.

TASA prohíbe a sus trabajadores directos o indirectos el soborno nacional o internacional, mediante la entrega de regalos, obsequios, dinero en efectivo o transacciones electrónicas a clientes, proveedores o a cualquier tercero con quien la Compañía sostenga una relación comercial o contractual, o que se encuentre en proceso de generar un vínculo.

Como parte de la relación comercial o contractual y de cara al fortalecimiento de esta, de manera esporádica se pueden presentar eventos o entregas de regalos o cortesías a clientes y/o proveedores específicos. Estos casos serán únicamente aprobados por la Gerencia Administrativa. En todo caso, estos regalos o cortesías no deberán tener como objetivo o como efecto influenciar o favorecer ningún negocio o contrato.

6.6. ENTREGA DE DONACIONES

Como parte integral de la relación contractual con la Compañía, se prohíbe a todos los trabadores directos o indirectos de TASA que entreguen a nombre de TASA donaciones reflejadas en productos propios de la Compañía, en otro tipo de especie, en dinero en efectivo o transacciones electrónicas a clientes, proveedores o a cualquier tercero con quien la Compañía sostenga una relación comercial o contractual, o que se encuentre en proceso de generar un vínculo.

Ante el evento que la Compañía decida realizar algún tipo de donación, esta acción deberá ser evaluada y aprobada por la Gerencia Administrativa.

6.7. CONTRIBUCIONES POLÍTICAS

En TASA está prohibido el apoyo o contribución de cualquier índole a partidos políticos, a sus representantes o a cualquier miembro de este. Si un trabajador directo o indirecto decide hacerlo, deberá realizarlo a título personal sin comprometer en ninguna circunstancia a TASA.

6.8. CONFLICTO DE INTERÉS

Un conflicto de interés se presenta cuando un trabajador de TASA se encuentra en una situación en la que debe escoger entre su interés personal y el interés de TASA, lo cual afecta la objetividad e independencia sobre dicha situación; se pueden clasificar de la siguiente forma:

Se establecen los siguientes lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de intereses:

Como parte integral de la relación contractual con la Compañía, se prohíbe a todos los trabadores directos o indirectos de TASA, vender a nombre propio o participar en cualquier actividad comercial o de distribución de los productos de la Compañía de manera extralaboral.

El colaborador de TASA que se encuentre en una situación que represente un conflicto de interés, debe informarlo inmediatamente y de manera detallada al Oficial de Cumplimiento, mediante el correo electrónico transparencia@tnk.com.co.

Los trabajadores deben reportar a través del correo electrónico transparencia@tnk.com.co las relaciones de consanguinidad o afinidad que en la actualidad tengan con otros trabajadores de la Compañía.

Los trabajadores deben reportar a través del correo electrónico transparencia@tnk.com.co las relaciones de noviazgo o parejas de hecho que surjan entre trabajadores de TASA.

La situación de conflicto también se puede presentar con un potencial trabajador, es decir, una persona en proceso de contratación. La persona deberá informar al área de Gestión Humana si tiene algún familiar que trabaje en la actualidad o que haya trabajado en algún momento para la Compañía indicando nombres completos y cargo ocupado por esa persona. El área de Gestión Humana deberá notificar el hecho inmediatamente al Oficial de Cumplimiento, quien indicará las acciones a seguir.

El área de Gestión Humana deberá indagar al potencial trabajador acerca de, si su postulación o proceso de contratación se da por una recomendación o referenciación por parte de un trabajador o socio de TASA. En caso tal, el área de Gestión Humana deberá notificarlo al Oficial de Cumplimiento, quien indicará las acciones a seguir.

6.9. GASTOS DE ALIMENTACIÓN, ENTRETENIMIENTO, HOSPEDAJE Y VIAJES

TASA podrá otorgar a sus trabajadores recursos relacionados con alimentación, entretenimiento, hospedaje y viajes, siempre que estos se encuentren debidamente justificados y soportados. La aprobación de estos recursos deberá realizarse conforme al Procedimiento para gastos de alimentación, hospedaje y viajes PADM-001 dispuesto por TASA.

TASA prohíbe el otorgamiento de recursos relacionados con alimentación, entretenimiento, hospedaje y viajes a personas externas a la Compañía, ni a funcionarios públicos o privados nacionales o extranjeros. Cuando exista alguna excepción a esta Política, se deberá contar con la autorización del Gerente Administrativa de la Compañía.

6.10. PAGO DE REMUNERACIONES, COMISIONES O BONIFICACIONES

El pago de remuneraciones, comisiones o bonificaciones a los trabajadores de TASA, se otorgan en función a los resultados comerciales o indicadores particulares de la Compañía y se encuentran formalizados en las respectivas ofertas laborales, contratos laborales y la tabla de comisiones de la Compañía.

TASA ha dispuesto la política para el pago de comisiones POL-010A

TASA prohíbe el pago de remuneraciones, comisiones o bonificaciones a funcionarios públicos o privados nacionales o extranjeros.

6.11. RELACIONES CONTRACTUALES

Los contratos o acuerdos (comerciales o contractuales) suscritos por TASA, deben contener clausulas, declaraciones o garantías relacionadas con conductas antisoborno y anticorrupción.

Además, los contratos o acuerdos deben incluir el derecho de terminar la relación cuando ocurra una violación al presente Programa o a cualquier ley aplicable.

Cada área será la responsable de incluir y asegurar que se cumplan dichos aspectos en contratos, acuerdos, formatos, etc.

El Oficial de Cumplimiento deberá vigilar que estos aspectos se cumplan, mediante auditorías periódicas anuales.

6.12. REGISTROS CONTABLES

TASA cuenta con un área contable la cual se encarga de mantener registros que reflejen de forma exacta y precisa todas las transacciones realizadas, de cara a la emisión de unos estados financieros veraces y transparentes.

Por lo anterior, TASA prohíbe a sus colaboradores cambiar, omitir o tergiversar registros con el fin de ocultar actividades indebidas o que no indiquen correctamente la realidad de una transacción u operación

6.13. GESTIÓN DOCUMENTAL

La documentación relevante del Programa se deberá conservar conforme a las Políticas internas de TASA, y será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento velar por el adecuado archivo de esta. El uso indebido de la información podrá acarrear sanciones bajo los parámetros del reglamento interno de trabajo.

Se entiende por documentación relevante, aquella que no es de carácter pública y que por lo tanto recibe la definición de “confidencial”

Los registros contables de TASA se realizarán conservando un nivel de detalle razonable con el fin de reflejar la naturaleza de cada una de las transacciones. TASA no mantendrá registros contables fuera de sus libros para ocultar transacciones indebidas y cada transacción deberá contar con su respectivo soporte.

6.14. RÉGIMEN SANCIONATORIO.

Todos los colaboradores se encuentran en la obligación de velar por el interés de la Compañía y el cumplimiento de la presente Política. Cualquier infracción a la misma, será considerada y tratada como una falta grave, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo.